Versie 1 juni 2018 / 4de concept n.a.v. bespreking 30 mei 2018.
Dit document volgt uit het gegevensbeschermingsbeleid zoals dat is voorgelegd aan de Algemene Leden Vergadering en daarin vastgesteld. Ook dit document, het “Register van activiteiten” is voorgelegd aan deze vergadering op 28 maart 2019 en daarin vastgesteld.
Register van activiteiten – Grondslag van verwerking – Beheer – Verspreiding
De VWG voert de hierna volgende privacy gevoelige registraties direct volgend uit:
- de noodzaak van het kunnen functioneren als vereniging (zoals de ledenadministratie en de samenstelling van commissies);
- het organiseren van activiteiten voor onze leden,
waarbij er soms de noodzaak is meer van de deelnemers te weten dan alleen hun deelname;
- het aankondigen van activiteiten en publicatie van verslagen daarover.
Bij elke administratie is aangegeven:
- Naam van de administratie
- Voor welke groep de administratie verplicht is
- Wat de grondslag is om de administratie te voeren
- Ledenadministratie – Verplicht voor elk lid
- Contributieheffing
- Communicatie
- van het bestuur met de leden
- van de leden onderling
- Distributie van verenigingsberichten, waaronder:
- Braakbal
- Nieuwsberichten
- Aankondigingen van activiteiten
- Vrijwilligersadministratie Landschapsonderhoud en inventarisaties – Verplicht bij deelname
- Verzekering van de deelnemers (via Groene Motor (GM))
- Onkosten vergoeding vrijwilligers (via Staatsbosbeheer (SBB))
- Communicatie met de deelnemers door de organisatoren
- Administratie van Knothout klanten – Uitsluitend indien gewenst
- Om klanten te attenderen op beschikbaarheid hout
- Afleveren van hout op adres klant
- Administratie van samenstelling commissies – Verplicht voor commissieleden
- Communicatie van bestuur met de commissie
- Communicatie van leden met de commissie
- Communicatie buiten de vereniging, waaronder:
- Website, Facebook, Instagram, Twitter
- Registratie van deelnemers activiteiten en ontvangen inschrijfgelden – Verplicht voor de deelnemers
- Inschrijvingen verzamelen (PR) t.b.v. organisator
- Communicatie van organisator met de deelnemers over afwezigheid en bij calamiteiten
- Ontvangen inschrijfgelden (Penningmeester)
- Registratie van deelnemers aan activiteiten met verblijf – Verplicht voor deelnemers
- Communicatie van organisatoren met de deelnemers
- Inschrijving bij verblijf
- Paspoortgegevens van deelnemers buitenlandse reizen – Verplicht voor deelnemers
- Aanvragen reisdocumenten door organisatie
- Boeken accommodatie op naam door organisatie
- Financiële administratie – Verplicht voor elke betaler of ontvanger
Bijzondere persoonsgegevens
De VWG legt nu geen bijzondere persoonsgegevens vast en zal dat ook niet gaan doen. Toelichting: Denk hierbij aan seksuele voorkeur, politieke voorkeur
Medische persoonsgegevens
De VWG legt nu geen medische persoonsgegevens vast en zal dat ook niet gaan doen. Toelichting: Denk hierbij aan medicijngebruik of de algemene conditie.
Strafrechtelijke persoonsgegevens
De VWG legt nu geen strafrechtelijke persoonsgegevens vast en zal dat ook niet gaan doen.
Website, Facebook, Instagram, Twitter en andere social media
De VWG publiceert op bovenstaande social media over voorgenomen activiteiten, verslagen daarover en over activiteiten van de commissies en leden.
De VWG is verantwoordelijk de naleving van het privacybeleid van door beheerders geplaatste zaken.
De VWG is niet verantwoordelijk voor reacties op de publicaties van leden of niet leden.
Data Protection Impact Assessment (DPIA)
De VWG schat in dat er geen groot privacy-risico ontstaat voor haar leden bij het lekken van de door haar gevoerde administraties. Mede gegeven de algemeen geaccepteerde aard van de activiteiten van de VWG. Er is geen DPIA uitgevoerd.
Proportioneel gebruik van de registraties
Voor elke van de bovenstaande registraties wordt juist voldoende gegevens vastgelegd. De gegevens worden niet langer dan nodig bewaard. De gegevens zijn afgeschermd door een wachtwoord dat periodiek door de beheerder wordt gewijzigd. Verouderde versies worden systematisch verwijderd. Hierna staat per registratie:
- De informatie die wordt vastgelegd
- De bewaartermijn
- De functie die verantwoordelijk is voor de gegevens
- Verspreiding: wie mogen er gebruik van maken
- De bescherming
- Het actualiseren van de bestanden: hoe vaak worden personen op de lijst gevraagd of de informatie correct is
- Ledenadministratie
- Aanhef
- Voornaam, tussenvoegsel, achternaam
- Straatnaam, nummer, postcode, plaatsnaam
- Telefoonnummer
- Email-adres
- Lidmaatschapstype
- Geboortedatum: alleen van jeugdleden als aanspraak wordt gemaakt op contributiekorting
- Bewaartermijn: vanaf aanmelding tot afmelding
- Verantwoordelijke: ledenadministrateur
- Verspreiding:
- Bestuur
- Commissiecoördinatoren, voor zover noodzakelijk en waar mogelijk alleen het voor hun relevante deel
- Bezorgers Braakbal, waar mogelijk alleen het voor hun relevante deel
- Bescherming:
- Wachtwoord op bestand
- Wachtwoord op apparatuur waar informatie wordt gebruikt
- Geheimhoudingsverklaring
- Actualiseren: jaarlijks
- Vrijwilligersadministratie Landschapsonderhoud en inventarisaties
- Voornaam, tussenvoegsel, achternaam
- Straatnaam, nummer, postcode, plaatsnaam
- Geboortedatum
- Bewaartermijn: vanaf aanmelding, voor begin werk, tot einde deelname
- Verantwoordelijke: ledenadministratie knotten
- Verspreiding:
- Binnen commissie
- Staatsbosbeheer (SBB)
- Groene Motor (GM)
- Bescherming
- Wachtwoord op bestand
- Wachtwoord op apparaten waar informatie wordt gebruikt
- Verwerkersovereenkomst voor SBB en GM
- Actualiseren: jaarlijks
- Administratie van Knothoutklanten
- Voornaam, tussenvoegsel, achternaam
- Straatnaam, nummer, postcode, plaatsnaam
- Telefoonnummer
- Email-adres
- Bewaartermijn: vanaf instemming tot intrekken instemming
- Verantwoordelijke: klantenadministratie knotten
- Verspreiding: Niet
- Bescherming
- Wachtwoord op bestand
- Wachtwoord op apparaten waar informatie wordt gebruikt.
- Actualiseren: Bij afhalen hout: volgend jaar weer benaderen?
- Administratie van samenstelling commissies
- Voornaam, tussenvoegsel, achternaam
- Straatnaam, nummer, postcode, plaatsnaam
- Telefoonnummer
- Email-adres
- Bewaartermijn: vanaf aanvang tot stoppen commissiewerk
- Verantwoordelijke op aangeven secretaris:
- Ledenadministrateur – in ledenlijst
- Redactie Braakbal – in colofon
- Redactie Website – in contactpersonenregistratie
- Verspreiding:
- Binnen en buiten de vereniging
- Bescherming: Niet
- Actualiseren: Jaarlijks
- Registratie van deelnemers activiteiten en ontvangen inschrijfgelden
- Voornaam, tussenvoegsel, achternaam
- Telefoonnummer
- Email-adres
- Ontvangsten
- Bewaartermijn: van direct na aanmelding voor excursie tot afloop van excursie
- Verantwoordelijke:
- PR-commissie: administratie per activiteit
- Verspreiding
- Activiteitenleider: kopie zonder email-adres
- Geen kopie voor deelnemers
- Bescherming
- Wachtwoord op bestand
- Wachtwoord op apparaten waar informatie wordt gebruikt
- Actualiseren: Niet
- Registratie van deelnemerslijst activiteiten met verblijf
- Voornaam, tussenvoegsel, achternaam
- Straatnaam, nummer, postcode, plaatsnaam
- Telefoonnummer
- Email-adres
- Geboortedatum
- Bewaartermijn: van direct na aanmelding voor excursie tot afloop van excursie
- Verantwoordelijke:
- PR-commissie: deelname per activiteit met verblijf
- Verspreiding
- Activiteitenleider: kopie zonder email-adres
- Accommodatie: kopie zonder email-adres en telefoonnummer
- Geen kopie voor deelnemers
- Bescherming
- Wachtwoord op bestand
- Wachtwoord op apparaten waar informatie wordt gebruikt
- Actualiseren: Niet
- Paspoortgegevens deelnemers buitenlandse reizen
- Paspoort
- Voornaam, tussenvoegsel, achternaam
- Nummer
- Plaats en datum afgifte
- Einde geldigheid
- Geboortedatum
- Bewaartermijn: van direct na aanmelding voor excursie tot direct na afloop van excursie
- Verantwoordelijke
- Organiserende VWG-commissie: deelname
- Verspreiding
- Organiserende ingehuurde partij
- Accommodaties: alleen de noodzakelijke rubrieken leveren
- Geen kopie voor deelnemers
- Bescherming
- Wachtwoord op bestand
- Wachtwoord op apparatuur waar informatie wordt gebruikt
- Actualiseren: Niet
- Financiële administratie
- Transactie
- Voornaam, tussenvoegsel, achternaam
- Woonplaats
- Bankrekeningnummer
- Bedrag
- Datum betaling / ontvangst
- Reden betaling / ontvangst
- Bewaartermijn: 7 jaar
- Verantwoordelijke: Penningmeester
- Verspreiding: Inzage door Bestuur en Kascommissie
- Bescherming
- Wachtwoord op bestanden
- Wachtwoord op apparatuur waar informatie wordt gebruikt
- Wachtwoord op applicatie
Privacyregels
De volgende zaken betreffen geen registraties maar privacyregels
- Vermelding van auteurs van verslagen, artikelen en foto’s
- Voornaam, tussenvoegsel, achternaam
- Email-adres
- Bewaartermijn: vanaf publiceren
- Verantwoordelijke
- Braakbal: Braakbal redactie
- Website: Website redactie
- Bescherming
- Braakbal: Niet
- Website:
- De gegevens zijn niet terug te vinden in zoekmachines.
- Na overlijden: alleen de naam, geen email-adres
- Actualiseren: Reactie naar redactie
- Verslagen activiteiten
- Voornaam
- Bewaartermijn: vanaf publiceren
- Verantwoordelijke
- Braakbal: Braakbal redactie
- Website: Website redactie
- Bescherming
- Braakbal: Niet
- Website
- De gegevens zijn niet terug te vinden in zoekmachines.
- Na overlijden: alleen de voornaam.
- Actualiseren: reactie naar redacties
- Foto’s van activiteiten – Open
|